Checklisten und Berichtsbörse

03.06.2019

Erste Dokumente stehen bereits im Mitgliederbereich zur Verfügung (ggf. Anmeldung erforderlich).


Sehr geehrte Damen und Herren,

in Gesprächen mit verschiedenen Mitarbeiter*innen von Rechnungsprüfungsämtern wurde häufig die Frage gestellt, warum vorhandenes Wissen nicht intensiver untereinander ausgetauscht wird. Der Wissenstransfer bezog sich nicht so sehr auf Jahresabschluss- und Vergabeprüfungen, sondern auf Verwaltungsprüfungen (auch Ordnungsmäßigkeitsprüfungen, Prozessprüfungen oder Systemrevisionen genannt).

Vor diesem Hintergrund wurde der Vorschlag zur Durchführung einer Abfrage mit dem IDR kommuniziert. Wir wollen nun gemeinsam versuchen, zu dieser Art des Informationsaustausches Daten zu sammeln und diese auf der Website des IDR im Mitgliederbereich zur Verfügung zu stellen. Wir sind nicht nur an Checklisten interessiert, sondern auch an Hinweis- oder Notizlisten, also an Dokumente, die bei einer weiteren Folgeprüfung leicht einsetzbar sind, ohne dass man sich das Basiswissen erneut von Beginn an erarbeiten muss.

Wir erbitten Auflistungen von zu prüfenden Punkten oder konkrete Fragen zu einem Prüfgebiet, die zentral eingesehen werden können (sh. Beispiele im Anhang).

Die Hinweise zu Prüfungen (Checklisten, Hinweislisten, Notizlisten usw.) sind an keine feste Struktur gebunden. Alle aus Ihrer Sicht wichtigen Informationen sollten berücksichtigt werden. Es ist keine Unterteilung nach rechtlichen, wirtschaftlichen, organisatorischen Fragestellungen vorzunehmen. Schön wäre es, wenn besonders aus risikogeneigten Arbeitsbereichen (z. B. Jugend, Soziales usw.) Informationen zur Verfügung gestellt werden könnten. Sicherlich hat jeder schon einmal Aufgabengebiete geprüft, bei denen der Mehrwert besonders groß war.

 Zur Umfrage möchten wir noch auf folgende Punkte hinweisen:

  • Es ist geplant, die Umfrage halbjährig durchzuführen.

  • Im Rahmen dieser Umfrage soll auch die Pflege der „Berichtsbörse“ wieder aufgenommen werden. Hierzu erhalten Sie zusätzlich eine Liste, in der Sie die durchgeführten Prüfungen eintragen und ergänzen können. Auch bei dieser Abfrage sollten Verwaltungsprüfungen im Vordergrund stehen.

  • Die Listen sollen (außer ergänzte Berichtsbörse, diese im Excel-Format belassen) im
    pdf Format zur Verfügung gestellt werden.

  • Der Dateiname sollte prägnant sein und auf das Prüffeld hinweisen (z. B. Prüfung Tagesmütter).

  • Wir beabsichtigen, die Hinweise in unterschiedlichen Produktbereichen abzulegen, damit die Sortierung übersichtlicher wird. Dabei orientieren wir uns an den Produktbereichen des NKFNW. Die Struktur können Sie der Auflistung am Ende dieses Schreibens entnehmen. Falls Sie möchten, können Sie uns mitteilen, in welchem Produktbereich Ihre Datei abgelegt werden soll. Ansonsten nehmen wir die Zuordnung selbstständig vor.

  • Auch die Hinweisliste sollte eine prägnante Überschrift tragen (z. B. Prüfung Tagesmütter ggf. analog Dateiname, sh. Anlage)

  • Die Informationen können anonymisiert zur Verfügung gestellt werden. Für Rückfragen wäre es sinnvoll, wenn im Kopf der Hinweislisten die Tel.-Nr. und der Ansprechpartner vermerkt würden (sh. Beispiel Anlage).

  • Die Listen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Aktualität. Sie sind als Hilfestellung und zur Prüfungsvorbereitung gedacht.       

Anders als in privatwirtschaftlichen Unternehmen stehen die Rechnungsprüfungsämter nicht in Konkurrenz zueinander, so dass es kein Hindernis für einen intensiven Informationsaustausch gibt. Ein sinnvoller Informationsaustausch kann für alle Beteiligten nur ein Mehrwert sein.  Wir bitten Sie um rege Beteiligung, denn mit der Anzahl der mitwirkenden Personen steht und fällt die Qualität einer Abfrage. Gerne können Rechnungsprüfungsämter mehrere Hinweise zu Prüffeldern zusenden. Wir freuen uns über jede Mitteilung.

 

Bitte senden Sie Ihre Informationen an folgende E-Mailadresse: checklisten@idrd.de

Die NKF Produktbereiche, denen die einzelnen Hinweislisten zugeordnet werden, haben folgende Struktur:

  • 01 Innere Verwaltung

  • 02 Sicherheit und Ordnung

  • 03 Schulträgeraufgaben

  • 04 Kultur und Wissenschaft

  • 05 Soziale Leistungen

  • 06 Kinder, Jugend- und Familienhilfe

  • 07 Gesundheitsdienste

  • 08 Sportförderung

  • 09 Räumliche Planung und Entwicklung, Geoinformationen

  • 10 Bauen und Wohnen

  • 11 Ver- und Entsorgung

  • 12 Verkehrsflächen und –anlagen, ÖPNV

  • 13 Natur- und Landschaftspflege

  • 14 Umweltschutz

  • 15 Wirtschaft und Tourismus

  • 16 Allgemeine Finanzwirtschaft

  • 17 Stiftungen

Falls Sie Fragen zum Verfahren haben, können Sie mich oder meinen Kollegen Herrn Fricke (Tel.: 02921  103 9012) gern kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen

Rüdiger Schock
0.10 Rechnungsprüfung
Stadt Soest

Telefon: 02921 103 9010
internet: www.soest.de
mail: r.schock@soest.de