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LG Brandenburg NL 04/2021

Bericht über das Landesgruppentreffen am 18.11.2021 in Potsdam

Mit knapp der Hälfte seiner Mitglieder führte die Landesgruppe Brandenburg am 18.11.2021 in Potsdam ihr jährliches Landesgruppentreffen durch. Die Einladung war letztlich auch auf die Nichtmitglieder aus den RPA in Brandenburg und die bekannten Mitglieder aus dem Bundeslang Mecklenburg-Vorpommern erweitert worden.

Schwerpunkt war der externe Vortrag mit Diskussion über vier Stunden von Herrn Oliver Massalski vom Institut für Public Management (IPM) beim Institut für Prozessoptimierung und Informationstechnologien GmbH Berlin zum Thema „Projektmanagement – Chancen und Risiken für Rechnungsprüferinnen und Rechnungsprüfer“. Einige hatten im Vorfeld geunkt, dass ein solch komplexes Thema in derart kurzer Zeit nicht vernünftig behandelt werden könnte. Sowohl der Inhalt des Seminars als auch dessen Durchführung belehrten Kritiker eines Besseren. Denn behandelt wurden die Definition von Projekten und Projektmanagement, die Phasen des Projektmanagements, das Erstellen von Projektskizzen, Teambildung, Rollen und Anforderungsprofile, die Bestimmung von Zielen in Projekten, die Projektstrukturplanung, Ablauf- und Zeitplanung sowie Meilensteine, die Ressourcen- und Finanzplanung, das Projektcontrolling und die Projektsteuerung sowie der Projektabschluss. Diskutiert wurde auch die Frage, weshalb Projekte in der Praxis häufig scheitern. Gründe können sein unpräzise Projektziele und -aufträge, Interessenkonflikte, Planungsfehler, Zeit- und Terminkonflikte, mangelnde Ressourcen und Kommunikation, Unklarheiten in der Zusammenarbeit zwischen der Linie, Organisation und Zuständigkeitskonflikte, schlecht organisierte Projektmeetings und ein nicht angemessenes Reagieren bei unerwarteten Schwierigkeiten.

Was hat das alles mit der Rechnungsprüfung zu tun? Schon ein Blick auf das Qualifizierungsprogramm zum „Zertifizierten Prüfer (IDR)“ mit seinen vier Modulen (Modul A - Grundlagen der Rechnungsprüfung, Prüfungs-, Kommunikations- und Beratungskompetenz; Modul B – Organisation und Veränderung, Ziele, Prozesse; Modul C – Risikomanagement und IKS, Wirtschaftlichkeit, Projekte und Modul D – Abschlussbericht, Kolloquium) zeigt, dass im Modul C projektbegleitende Prüfung und generell die Prüfung von Projekten behandelt wird. So stellte sich auch in unserem Seminar die Frage, wo denn Rechnungsprüfung bei Projekten angesiedelt werden sollte. Schaut man sich die „Rollenverteilung“ in einem Projekt an (Auftraggeber – Lenkungsausschuss (bei größeren Projekten) – Projektleitung – Projektkernteam – Projektmitarbeiter – Projektcontroller), so ist Beratung durch Rechnungsprüfung im „Lenkungsausschuss“ aber auch im Projektkernteam denkbar. Zu beachten ist hier, dass Rechnungsprüferinnen und Rechnungsprüfer weder Entscheidungen treffen noch Verantwortung übernehmen dürfen, auch wenn sie gern von anderen Projektmitglieder in diese Rolle gedrängt werden wollen. Wichtig ist, dass das Rechnungsprüfungsamt einer Kommune über alle möglichen oder laufenden Projekte überhaupt Kenntnis erlangt und seine Beratungskompetenz im Sinne einer „ausgestreckten Hand“ anbieten sollte. Aufdrängen sollten wir uns aber nicht. Begleitung von Projekten bedeutet allerdings auch, dass in der Regel die Prüfung eines Projektes im Nachgang deutlich einfacher oder sogar überflüssig wird. 

Anhand der im Seminar besprochenen Projektphasen wurde deutlich, dass beispielsweise die Prüfung der Projektstruktur (z.B. Erstellung Strukturplan, Klärung vergaberechtlicher Bedingungen, Erstellung Ablauf- und Zeitplanung, Projektorganisation, Planung von Ressourcen und Aufstellung eines Kosten- und Finanzplanes, Durchführung einer Risikoanalyse, gegebenenfalls Anpassung einer Wirtschaftlichkeitsberechnung, Kommunikationsplanung und Projekthandbuch, zum Schluss Erstellung des Abschlussberichts und die Projektabnahme) leistbar sind.

Wie nähern sich Prüfer/innen einer Projektprüfung? Wichtig ist es, zunächst die erforderliche Prüfungskompetenz aufzubauen und sodann an kleinen abgeschlossenen Projekten erste Erfahrungen zu sammeln.

Diskutiert wurde auch, dass Prüfungen selbst Projekte sind, d. h. die Regeln des Projektmanagements sind auch bei der Durchführung von Prüfungen hilfreich. Auch aus diesem Grund sollten Rechnungsprüferinnen und Rechnungsprüfer mit dem Projektmanagement vertraut sein.

Aufgrund des Interesses der Teilnehmer am „Projektmanagement“ wurde der Bericht über ein abgeschlossenes Peer Review in Göttingen durch Herrn Prof. Dr. Richter verschoben.

Schließlich erhielten die Teilnehmer noch die neuesten Informationen aus dem IDR anhand der letzten Verwaltungsratssitzung in Erfurt.

Unter dem TOP „Erfahrungsaustausch“ ging es um einen Erfahrungsbericht einer Prüferin aus dem RPA des Landkreises Havelland über den erfolgreichen Abschluss des IDR-Zertifizierungslehrgangs 2020/2021. Ihr Fazit war, dass sie altes Wissen gefestigt hatte, Neues dazugelernt und sich getraut hatte, „out oft he box“ zu denken. Der Lehrgang wurde empfohlen. Allerdings hatte ihr bei den Corona bedingten Online-Seminaren schon der Austausch mit den Teilnehmern gefehlt, so dass hier der Praxisbezug verlorenzugehen drohte. Andererseits war der Anfahrtsweg zu den Veranstaltungsorten (Leipzig, Hamburg, Erfurt) doch sehr aufwändig. Generell sprachen sich die Mitglieder der Landesgruppe zu Schulungen und Workshops des IDR dahingehend aus, solche auch im Berliner/Brandenburger Raum stattfinden zu lassen, um die Teilnahmebereitschaft zu erhöhen.

Zuletzt ging es noch um einen Erfahrungsaustausch zur Handhabung eines Orteilbudgets gemäß § 46 Abs. 3b BbgKVerf. Bezug genommen wurde dabei auf ein Rundschreiben des brandenburgischen  Ministeriums des Innern und für Kommunales vom 23.06.2021 zum Gesetz zur Änderung der Kommunalverfassung und weiterer Vorschriften.

Die verwendeten Power-Point Präsentationen und sonstigen Anlagen wurden allen Landesgruppenmitgliedern im Nachgang zur Verfügung gestellt.

Hans-Jürgen  Löwe

LG Brandenburg NL 03/2021

Landesgruppentreffen Brandenburg Donnerstag, den 18. November 2021

Das Treffen der Landesgruppe Brandenburg wird in diesem Jahr am Donnerstag, den 18. November 2021, im Gebäude der Stadtverwaltung Potsdam stattfinden (sofern nicht ein vierte oder fünfte Corona-Welle über uns hinwegspült).

Inhaltlicher Gegenstand soll sein

  • Ein externer Vortrag zum Projektmanagement (Mehrwert schaffen durch die Einbeziehung von Rechnungsprüferinnen und Rechnungsprüfern in das Projektmanagement der Verwaltungen)
  • Weitere Themen könnten sein:
    • Bericht über abgeschlossenes Peer Review in Göttingen (Herr Richter),
    • Bericht Verwaltungsratssitzung aus 06/2021
    • Evtl. weitere Erfahrungsberichte aus meinem Amt (QM und Erfahrungen mit der Ausbildung zum/zur zertifizierten Prüfer/in