1. Projekt zur kommunalen Finanzkontrolle in Sachsen: Einblicke und Fortschritte

Zum Stand des Projektes mit der Hochschule und Fortbildungszentrum (HSF) Meißen „Stellung und Mehrwert der öffentlichen kommunalen Finanzkontrolle unter besonderer Würdigung der Situation im Freistaat Sachsen“ können wir Folgendes berichten:

Im Zeitraum vom 12. Dezember 2024 bis zum 20. Januar 2025 hatten alle Mitglieder des IDR die Möglichkeit, sich mittels Online-Befragung in das Projekt einzubringen. Im Ergebnis gingen insgesamt 174 Rückmeldungen ein, was aus Sicht der HSF Meißen ein sehr gutes Beteiligungsverhalten widerspiegelt. Die ersten Ergebnisse aus der Befragung wurden anschließend im Rahmen von insgesamt 15 Interviews mit Rechnungsprüfungsämtern in sechs Bundesländern (Baden-Württemberg, Hessen, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Sachsen, Thüringen) genutzt, um tiefer in die Fragestellungen und Themen der örtlichen Rechnungsprüfung vorzudringen. Aktuell ist die HSF Meißen im Rahmen der Projektbearbeitung mit den detaillierten Auswertungen der Befragung und der Interviews sowie deren Aufbereitung für das Gutachten befasst. An dieser Stelle vielen Dank an alle, die hier einen Beitrag geleistet haben!

Für die besondere Würdigung der Situation im Freistaat Sachsen fand am 13. Januar 2025 die Projektvorstellung an der HSF Meißen statt. Teilnehmende waren Vertreter/-innen des Sächsischen Innenministeriums, des Sächsischen Rechnungshofs, des Sächsischen Städte-und Gemeindetages, des Sächsischen Landkreistages sowie die Amtsleiterinnen der Rechnungsprüfungsämter des Landkreises Mittelsachsen und der Stadt Leipzig. Im Rahmen der Sitzung wurde ein großes Interesse an den Ergebnissen des Gutachtens deutlich und es gab erste Überlegungen seitens des Sächsischen Innenministeriums, inwieweit der IDR zukünftig bei Gesetzesänderungen angehört werden kann. Gleichwohl gab es auch Hinweise auf eine bessere Validierung der Ergebnisse aufgrund der beabsichtigten ausschließlichen Einbeziehung von Vertretungen der örtlichen Rechnungsprüfung.

Darauf Bezug nehmend und um eine übergeordnete Sichtweise in das Projekt einzubringen, hat die HSF Meißen vorgeschlagen, die Landesrechnungshöfe Hessen, Niedersachsen, Thüringen und Sachsen sowie die Gemeindeprüfanstalten Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen ergänzend einzubinden. Ziele sind die Darstellung des Mehrwertes der örtlichen kommunalen Finanzkontrolle aus Sicht der überörtlichen Prüfung und die Absicherung der Ergebnisse aus der Befragung der IDR-Mitglieder und den Experteninterviews gegen Verzerrungen. Als zweites Zusatzangebot wurde seitens der Hochschule ein Workshop mit dem IDR-Vorstand zum Leitbild vorgeschlagen. In diesem Rahmen sollen die Ergebnisse aus dem Strategie-Workshop in Sachsen und deren mögliche Übertragung auf die anderen Bundesländer diskutiert werden. Da sich beide Erweiterungen sinnvoll in das Projekt einsortieren und kostenneutral darstellen, wurden die Zusatzangebote der HSF Meißen beauftragt. Der Workshop mit dem IDR-Vorstand ist für den 11. April 2025 bereits terminiert und die Interviews mit den überörtlichen Prüfungseinrichtungen werden zeitnah durchgeführt.

Ein weiterer Höhepunkt des Projekts war der Strategieworkshop „Rechnungsprüfungsamt 2030“ am 30. Januar 2025. Experten aus sächsischen Rechnungsprüfungsämtern entwickelten mithilfe der Lego Serious Play Methode eine Vision für die Zukunft der kommunalen Rechnungsprüfung. Die Methode ermöglichte kreatives Denken und stärkte die Zusammenarbeit. Die Ergebnisse des Workshops fließen in das laufende Forschungsprojekt ein und dienen als Grundlage für zukünftige Reformansätze.

Das Projekt zeigt eindrucksvoll, wie durch innovative Ansätze und die Einbindung verschiedener Akteure die kommunale Finanzkontrolle gestärkt werden kann. Die Ergebnisse werden auf dem 9. IDR Prüferkongress 2025 in Bad Lauterberg präsentiert.

2. Beiratssitzung der Landesgruppe Sachsen

Am Dienstag, dem 11. Februar 2025, fand die Beiratssitzung der Landesgruppe Sachsen des IDR als Videokonferenz statt. Nach den Informationen zur Arbeit der IDR-Geschäftsführung, des Vorstandes und des Verwaltungsrates ging es um unsere Arbeitsgruppen.

Die AG Kasse kam im März online zusammen. Darüber können Sie sich im folgenden Beitrag informieren.  

Die AG Musterprüfungsbericht erarbeitete für uns schon die Muster für die Prüfungsvermerke der Jahresabschlussprüfungen nach sächsischem Recht und einen Mustervertrag für die Prüfung Dritter, z. B. der Zweckverbände. Momentan wird das Muster eines Beauftragungsschreibens überarbeitet, welches den Prüfungserfordernissen der Sächsischen Gemeindeordnung entspricht und für die Beauftragung von Wirtschaftsprüfern dient.

Nach einem erfolgreichen Workshop zur Betätigungs- und Unternehmensprüfung im vergangenen Jahr kommen wir dem Wunsch unserer Mitglieder nach und etablieren eine neue AG Betätigungs- und Unternehmensprüfung.       

Angesichts der aktuellen Haushaltslage wurde beschlossen, das nächste Treffen am 26. August 2025 evtl. in Chemnitz abzuhalten, mit der Möglichkeit zur Online-Teilnahme. Schwerpunkt wird das Thema „Haushaltskonsolidierung“ sein.

Ein Workshop mit unseren Sozialprüfenden ist für August in Döbeln geplant. Dieser findet in gemeinsamer Organisation mit dem Sächsischen Landkreistag statt. Wir freuen uns sehr, dass Herr Andreas Großmann, Leiter des RPA der Landeshauptstadt Stuttgart und erfahrener Experte auf diesem Gebiet, den Workshop leiten wird. 

3. Digitalisierung der Kassenprüfung: Fortschritte und Herausforderungen

Die AG Kassenprüfung der Landesgruppe Sachsen hat die Notwendigkeit möglicher rechtlicher Anpassungen unter dem Aspekt der fortschreitenden Digitalisierung untersucht. Eine Umfrage ergab, dass auch die Kassenprüfungen, bis auf die Bestandsaufnahme, nach dem risikoorientierten Prüfungsansatz erfolgen sollen. Zudem wird die Aufbewahrung von Prüfungsberichten in Papierform als unnötig erachtet. Die Ergebnisse wurden an den Beirat der Landesgruppe zur weiteren rechtlichen Prüfung weitergeleitet.

Aufgrund des positiven Feedbacks wurde beschlossen, die Arbeitsgruppe fortzuführen, um gemeinsame Herausforderungen zu bewältigen und innovative Lösungen zu entwickeln. Beim 6. (virtuellen) Treffen am 05.03.2025 wurden 18 Themenvorschläge eingereicht, von der Nutzung von PayPal über E-Rechnungen bis hin zu datenschutzrelevanten Aspekten. Der Fokus lag auf dem digitalen Anordnungswesen und dem Forderungsmanagement. Es wurde deutlich, dass das Forderungsmanagement und der Einsatz von Kreditkarten intensivere Diskussionen erfordern. Die Arbeitsgruppe plant umfassende Fragekataloge und Checklisten zu erstellen, und zwei weitere Treffen sind für 2025 vorgesehen.

IDR- Forschungsprojekt: Stellung und Mehrwert der öffentlichen kommunalen Finanzkontrolle

Aufgrund einer Initiative der IDR-Landesgruppe Sachsen wurde die Hochschule Meissen beauftragt, die Stellung und den Mehrwert der öffentlichen kommunalen Finanzkontrolle zu untersuchen. Fokus ist es, darzustellen, wie die öffentliche Rechnungsprüfung mit dem Ziel, ein funktionierendes Haushalts- und Rechnungswesen der Städte, Landkreise und Gemeinden zu sichern, gestaltet werden kann.

Zunächst zur Vorgeschichte:

Nach der Sächsischen Gemeindeordnung und der Sächsischen Landkreisordnung besteht derzeit im Freistaat Sachsen für alle Städte über 20.000 Einwohnern die Verpflichtung zur Einrichtung eines eigenen Rechnungsprüfungsamtes, sofern sie sich nicht eines anderen kommunalen Rechnungsprüfungsamtes bedienen. Städte und Gemeinden mit weniger als 20 000 Einwohnern können stattdessen einen geeigneten Bediensteten als Rechnungsprüfer bestellen oder sich eines anderen kommunalen Rechnungsprüfers, eines Wirtschaftsprüfers oder einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bedienen.

Aufgrund der aktuellen Bestrebungen des Sächsischen Städte- und Gemeindetages, die Regelungen zum Wahlrecht auf alle kreisangehörigen Städte und Gemeinden (ohne Einwohnergrenze) zu erstrecken, ohne dass hierfür alternative Zuständigkeiten bzw. Regelungen für die einheitliche Durchführung und Qualität der örtlichen Prüfung geschaffen werden und das Land somit auch der Aufgabe gemäß Art. 89 Sächsische Verfassung nachkommen kann, hat die Landesgruppe Sachsen beschlossen, eine Gutachtenerstellung zum Thema „Stellung und zum Mehrwert der öffentlichen Finanzkontrolle unter besonderer Würdigung der Situation in Sachsen“ anzuregen und den Vorstand hierfür um Unterstützung zu bitten.

Nachdem dies die uneingeschränkte Unterstützung des IDR-Vorstandes fand, erfolgten erste Absprachen mit der Fachhochschule Meißen (Frau Prof. Dr. Jänchen, Frau Prof. Dr. Lubk) und es kam im Oktober zum entsprechenden Vertragsabschluss.

Nun zum Projekt:

Aufgrund der Tatsache, dass die oben dargestellte und durch den Sächsischen Städte- und Gemeindetag forcierte Änderung der Sächsischen Gemeindeordnung auch Ausstrahlwirkungen über die Grenzen von Sachsen befürchten lässt, wird sich das Projekt nicht nur auf Sachsen beschränken, sondern wurde in 2 Teile gegliedert.

Teil 1 des beauftragten Forschungsprojektes befasst sich mit der bundesweiten Analyse zu rechtlichen Rahmenbedingungen für die örtliche Rechnungsprüfung und daraus ableitbaren Schlussfolgerungen für eine zukunftsfähige Ausgestaltung. Dabei wird auch ein Abgleich mit dem IDR-Leitbild der modernen kommunalen Rechnungsprüfung erfolgen. Im Teil 2 soll das Augenmerk dann speziell auf Sachsen liegen. Hier sollen nach der Analyse des IST-Zustandes und Definition eines SOLL-Zustandes Lösungsansätze und Folgerungen zu einer optimalen Organisationsform entwickelt werden.

Die Hochschule Meißen hat mit der Bearbeitung des Gutachterauftrages bereits begonnen und einen Fragebogen für alle IDR-Mitglieder entwickelt. Dieser wurde am 12. Dezember 2024 von der IDR-Geschäftsstelle an alle Mitglieder verteilt.

An dieser Stelle eine Bitte aus der Landesgruppe Sachsen:

MACHEN SIE MIT und beteiligen Sie sich bitte zahlreich!

Nur so bekommen wir ein rundes Bild und können ein möglichst breites Meinungsspektrum abbilden.

Weiterführend werden für Teil 1 des Projektes ab Januar 2025 in 6 Bundesländern sog. Experteninterviews (online) durchgeführt. Basis wird ein vorher abgestimmter Fragenkatalog sein. Es wird sich jeweils um Experten aus einer größeren und einer kleineren Stadt sowie einem Landkreis handeln. In Hessen wird davon abweichend auch der Hessische Rechnungshof als überörtliche Prüfungseinrichtung einbezogen werden.

Herzlichen Dank an der Stelle an alle Experten, die hier bereits eingewilligt haben, für die Interviews zur Verfügung zu stehen!

Für Teil 2 findet der Auftaktworkshop mit Vertretern des Sächsischen Staatsministeriums des Inneren, des Sächsischen Rechnungshofes, des Sächsischen Städte- und Gemeindetages und des Sächsischen Landkreistages an der Hochschule Meißen statt.

Über den weiteren Fortgang des Projektes unterrichten wir Sie dann im nächsten Newsletter.

Onlinebefragung der sächsischen Rechnungsprüfungsämter zu Kassenprüfungen bei zunehmender Verwaltungsdigitalisierung

Im Newsletter 03/2023 berichteten wir über die in der Landesgruppe Sachsen gebildete AG Kassenprüfung (digital), welche die sächsischen Regelungen zu den Kassenprüfungen insbesondere unter dem Blickwinkel der zunehmenden Verwaltungsdigitalisierung auf Änderungsbedarf untersuchen und entsprechende Vorschläge erarbeiten soll.

Wie angekündigt, erfolgte dazu in Zusammenarbeit mit dem Sächsischen Städte- und Gemeindetag eine Onlinebefragung der Rechnungsprüfungsämter der sächsischen Kommunen und Landkreise.

Die Umfrage wurde über das Beteiligungsportal des Freistaates Sachsens generiert und durch entsprechende Verlinkung an die einzelnen potenziellen Teilnehmer übermittelt. Bei einer Teilnehmerquote von über 51 % bei 43 angefragten Rechnungsprüfungsämtern dürften sich durchaus repräsentative Aussagen ergeben.

Aufgrund der beachtlichen Anzahl an Fragen und dem damit verbundenen Aufwand der Beantwortung möchten wir uns an dieser Stelle ganz herzlich bei den Teilnehmenden für die aufgewandte Zeit und eingebrachte Fachkompetenz bedanken.

Eine erste Auswertung erfolgte zum 5. Treffen der AG Kassenprüfung (digital) am 06.03.2024 in Zwickau. Ziel war es, aus den Ergebnissen der Umfrage, Vorschläge für einen möglichen Änderungs- und Anpassungsbedarf der Verordnung zu erarbeiten.

Grundlage bildete die Frage: „Halten Sie die Regelung noch für zeitgemäß/erforderlich?“. Diese Frage wurde nach jeder einzelnen Regelung in den §§ 15 und 16 SächsKomPrüfVO gestellt. Insgesamt wurden so 12 Regelungen untersucht. Im Anschluss an diese Frage sollten die Teilnehmer jeweils Vorschläge für eine Änderung bzw. Anpassung der aufgeführten Rechtsvorschrift formulieren. Dies stellte eine weitere Komponente für die AG dar, möglichst einen konkreten Vorschlag zu verfassen.

Die endgültigen Ergebnisse werden in der kommenden Landesgruppensitzung im Mai vorgestellt. Die Spannung aus dem letzten Artikel bleibt somit noch eine Weile erhalten.

Tagesseminar „Prüfung der Umsatzsteuer nach § 2 b UStG“ in der IDR-Landesgruppe Sachsen am 28.09.2023 in Freital

Die Mitglieder der Landesgruppe Sachsen hatten sich im Rahmen einer Themenabfrage entschieden, ein Seminarangebot zum Thema neues Umsatzsteuerrecht zu schaffen und dies auch für Nicht-Mitglieder des IDR zu öffnen. Auch wenn sich im Freistaat Sachsen die überwiegende Anzahl der Kommunen zu einer weiteren Option entschlossen hat, so tangieren die vorbereitenden Themen und Fragestellungen sowie die Prozessausgestaltung auch die örtlichen Rechnungsprüfungsämter seit geraumer Zeit.

Am 28.09.2023 fand daher in der großen Kreisstadt Freital das Seminar zum Thema „Prüfung der Umsatzsteuer nach § 2 b UStG“ im Rahmen des IDR-Landesgruppentreffens statt. Als Referentin konnte Frau Friederike Trommer gewonnen werden, die das Amt als Bürgermeisterin für Finanzen, Bildung und Soziales der Großen Kreisstadt Coswig innehat und somit die Inhalte um wertvolle Praxiserfahrung bereichern konnte. Da Frau Trommer zudem langjährig im Bereich der überörtlichen Prüfung tätig war und ihr die Prüfersicht damit bestens bekannt ist, gestaltete sich der Tag als äußerst praxisrelevant. 

Die große Teilnehmeranzahl aus den sächsischen Rechnungsprüfungsämtern ließ die Aktualität des § 2 b UStG, dessen Bedeutung als Prüfungsthema und die richtige Themenwahl der IDR Landesgruppe erkennen.

Inhaltliche Schwerpunkte des Seminars waren u. a. Anforderungen an die Buchführung, Einfluss auf die Haushaltsplanung, Anforderungen an den Vorsteuerabzug sowie die Fragestellung, was eine Prüfung in diesem Zusammenhang leisten kann. Mit dem Seminar eröffnete sich die Gelegenheit, zur Ausgestaltung der Buchführung in den Austausch zu treten und Fragen zu stellen. Daraus gewonnene Erkenntnisse können für aktuelle und auch für künftig ggf. bevorstehende Prüfungen unmittelbar genutzt werden.

Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Freital hatte sich für die organisatorische Umsetzung des Seminars bereiterklärt und so waren auch die räumlichen Bedingungen für die hohe Teilnehmerzahl herausragend.