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Das Landesgruppentreffen im Wissenschaftspark in Gelsenkirchen liegt erst wenige Tage zurück. Auch wenn nach der Kürze der Zeit noch keine vollumfängliche Rückschau möglich ist, kann aufgrund der bisherigen Rückmeldungen der Teilnehmenden bereits von einer erfolgreichen Veranstaltung gesprochen werden.

Vor dem Einstieg in die Mitgliederversammlung konnte die Landesgruppe NRW einen besonderen Gast begrüßen. Der Präsident der gpaNRW, Herr Michael Esken, berichtete in einem interessanten und sehr lebhaften Vortrag über die aktuellen Vorhaben der gpa.

Im Anschluss fand die diesjährige Mitgliederversammlung statt, die traditionell mit den Berichten aus Vorstand und Verwaltungsrat startet.

Unser Vorstandsvorsitzender Matthias Warnecke informierte über neue Entwicklungen im Vorstand und die letzte Vorstandssitzung im Rahmen der Prüfertage in Bad Lauterberg. Thomas Streffing gab die aktuellsten Informationen aus dem Verwaltungsrat weiter, dessen letzte Sitzung ebenfalls in Bad Lauterberg stattgefunden hat.

Den Bericht über die Beiratsarbeit des letzten Jahres trug Sabine Sauer vor. Auch aus den Arbeitskreisen der Landesgruppe stellten die jeweiligen Leiterinnen oder Leiter einige neue und interessante Fakten vor und informierten über die jeweilige Arbeit.

In den sich anschließenden Wahlen wurde Stefan Gürtzgen, Leiter des RPA Stadt Goch, für den weiteren Zeitraum der Wahlperiode als Ko-Sprecher bestätigt und gewählt. Auch zwei Positionen im Verwaltungsrat mussten aufgrund des Ablaufs der Wahlperiode neu besetzt werden. Während sich Dirk Emmerich, Leiter des Fachbereichs Rechnungsprüfung bei der Stadt Aachen, erfolgreich zur Wiederwahl stellte, hieß es bei Thomas Streffing, Leiter des LWL-RPA, aufgrund der nahenden Pensionierung Abschied aus der Verwaltungsratsarbeit zu nehmen. Nachdem ihm Sabine Sauer herzlich für die geleistete Arbeit gedankt hatte, konnte Christine Kaiser, Leiterin des Beratungs- und Prüfungsamtes der Stadt Hilden, einstimmig zum neuen Mitglied gewählt werden.

Leider musste sich die Landesgruppe NRW außerdem von zwei langjährigen und sehr aktiven Beiratsmitgliedern, Dorotheé Steins-Hofer (Leiterin der Rechnungsprüfung der Städteregion Aachen) und Andreas Prinz (ehemaliger Leiter des RPA Rheda-Wiederbrück) verabschieden. Beide wurden ebenfalls mit einer kleinen Laudatio von Sabine Sauer zu ihrem Wirken gewürdigt. Als neues Beiratsmitglied konnte Dirk Hutmacher, zukünftiger Leiter der Rechnungsprüfung der Städteregion Aachen für die Arbeit im Beirat gewonnen und gewählt werden.

Nach der Mittagspause hatte der Beirat der Landesgruppe drei interessante Workshops zu aktuellen Themen organisiert, die großen Anklang fanden.

Die Teilnehmenden des Workshops „Prüfung von Fördermitteln“, geleitet durch Wido Esser (Leiter des RPA Stadt Bergheim), diskutierten kontrovers die Rolle der Rechnungsprüfungsämter im Kontext der Änderungen des § 75a GO NRW. Das Plenum war sich einig, dass eine effektive Prüfung nur unter Berücksichtigung des Vergabe- und Zuwendungsrechts erfolgen kann und dass es dringend weiterer Ausgestaltungen durch den Gesetzgeber bedarf.

Mit großem Interesse wurde der Mehrwert der Förderdatenbank hervorgehoben, die es ermöglicht, sich schnell und präzise einen Überblick über derzeit gewährte sowie abgelaufene Fördermaßnahmen zu verschaffen.

Anhand mehrerer Praxisbeispiele erörterte das Plenum geeignete Prüfhandlungen, insbesondere wie eine Zweckmäßigkeitsprüfung durch die Rechnungsprüfungsämter in Zeiten knapper personeller Ressourcen durchgeführt werden kann.
Abschließend wurde das Risiko von Erstattungsansprüchen seitens der Fördergeber diskutiert, ebenso wie die bilanzielle Abbildung dieser Risiken in Form von Rückstellungen in den kommunalen Jahresabschlüssen.

Im Rahmen des Workshops "Vergaberecht aktuell - Chancen & Herausforderungen", geleitet durch Patrick Kötter, wurde intensiv diskutiert, wie Kommunen mit den neuen Freiheiten des § 75a GO NRW in der Beschaffungspraxis umgehen sollen. Auch hier konnte die Landesgruppe einen besonderen Gast begrüßen – Frau Anne Wellmann, Hauptreferentin beim Städte- und Gemeindebund NRW für Gemeindewirtschaftsrecht, Energiewirtschaft, Konzessionsabgaben, Eigenbetriebe/kommunale Unternehmen, Vergabewesen und Sparkassen.
Gerade im anschließenden Dialog zeigte sich, dass die Rolle der örtlichen Rechnungsprüfung an Bedeutung gewinnt. Die zentrale Frage war, wie nach dem Wegfall der Soll-Vorgaben der UVgO und VOB/A künftig neue Prüfstandards entwickelt werden können.
Kern der Diskussion war zudem, ob interne Regelungen - etwa durch den Einsatz eines Vergabemanagementsystems oder durch die Festlegung von Schwellenwerten für Zuständigkeiten - per Dienstanweisung oder zwingend durch Satzung erfolgen müssen. Einigkeit bestand darin, dass einschneidende Maßnahmen stets der Satzung vorbehalten sind. Als Faustformel lässt sich festhalten: Wenn eine Kommune vergabeeinschränkende Maßnahmen lediglich durch eine Dienstanweisung erlässt, obwohl hierfür der Satzungsvorbehalt gilt, ist dieses Vorgehen rechtswidrig.

Die Landesgruppe NRW wird die Entwicklung weiterhin eng begleiten. Aktuell wird eine Checkliste für die Vergabeprüfung erarbeitet, welche die Vergabegrundsätze des § 75a GO NRW konkretisiert und den Prüfern und Prüferinnen einen praxisorientierten Leitfaden bieten soll. Darüber hinaus werden insbesondere die vom MHKBD angekündigten FAQs zur Abgrenzung zwischen Dienstanweisung und Satzungsvorbehalt weiterverfolgt werden.

Zu Beginn des IKS-Workshops wies Thomas Streffing zunächst auf die Entwicklung beim LWL hin. Er erläuterte, dass es keine zentrale Vorgabe zum Aufbau Interner Kontrollsysteme in der Verwaltung gebe. Vielmehr gehe jede Abteilung auf ihre Art und Weise vor. Deshalb habe das LWL-RPA entschieden, die Prüfung der Wirksamkeit interner Kontrollen im Rahmen des internen Kontrollsystems in jede Prüfung zu integrieren.

Zur Vorbereitung habe das LWL-RPA ein Skript erstellt, um ein einheitliches Vorgehen im LWL-RPA zu gewährleisten. Zentrales Element sei eine IKS-Schablone, die die nötige Orientierung auch in Gesprächen mit den geprüften Abteilungen ermögliche. Aktueller Stand beim LWL sei, dass IKS-Prüfungen akzeptiert bzw. sogar ausdrücklich erwünscht seien. Außerdem erhalte der Rechnungsprüfungsausschuss einmal pro Jahr eine Vorlage, in der die Wirksamkeit des IKS beim LWL dargestellt werde.

In der sich anschließenden lebhaften Diskussion zeigte sich, dass es in allen Verwaltungen bereits Varianten von Internen Kontrollsystemen wie Regelungen oder das 4-Augen-Prinzip gebe, dieses jedoch häufig nicht unter den Begriff IKS subsumiert werde. Deutlich wurde auch, dass sich die Rechnungsprüfungsämter teilweise mit IKS-Prüfungen beschäftigen. Unterschiedliche Auffassungen zeigten sich bei der Frage, inwieweit Rechnungsprüfungsämter Prozesse modellieren dürfen oder dies der Verwaltung zu überlassen hätten.

Fazit des Workshops war, dass das Thema IKS sowohl in der Verwaltung als auch in der Rechnungsprüfung in NRW sehr heterogen behandelt wird, gegenüber dem Stand von vor 10 Jahren jedoch deutliche Fortschritte zu verzeichnen sind.

Alle Teilnehmenden hatten die Gelegenheit einen zweiten Workshop zu besuchen, da diese im Anschluss an den ersten Durchgang noch einmal wiederholt worden sind.

Nach einem abschließenden Resümee zum Tag und einer kurzen Verabschiedung, vorgetragen durch Stefan Gürtzgen, traten alle ihren Heimweg an.

Im kommenden Newsletter wird die Landesgruppe nochmals über das Landesgruppentreffen, insbesondere die Auswertung der Feedbackbögen, berichten.

Im letzten Newsletter hatte die Landesgruppe bereits erwähnt, dass der IDR NRW mit einem Vertreter an der Erarbeitung der von den kommunalen Spitzenverbänden angekündigten Mustersatzung i. R. d. Einführung des neuen § 75a GO NRW mitarbeiten kann. Über den Sommer hinweg wurde die Mustersatzung erstellt und inzwischen auch über die Spitzenverbände veröffentlicht.

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