Kommunikation in der Rechnungsprüfung

„Man kann nicht nicht kommunizieren“. Dieses „Grundgesetz“ der Kommunikation besagt, dass jedes Verhalten Mitteilungscharakter hat. Dies gilt auch und gerade in der Rechnungsprüfung. Dabei gibt es unterschiedliche Blickrichtungen und Blickwinkel, die beim LWL-Wintergespräch am 15./16. Januar 2024 in Münster von den eingeladenen Expert:innen vertieft erörtert wurden.

Thomas Streffing, Leiter des LWL-Rechnungsprüfungsamtes, begrüßte die Teilnehmenden mit dem Hinweis, dass die „Kommunikation in der Rechnungsprüfung“ jedes Jahr im November auf einen Höhepunkt zusteuert. Dann ist nämlich Rechnungsprüfungsausschuss. Und dort steht der Jahresbericht auf dem Programm. In diesem werden die Ausschussmitglieder über das wesentliche Ergebnis der durchgeführten Prüfungen informiert. Auf Wunsch der Politik werden diese Ergebnisse anhand eines Ampelsystems visualisiert. Rote Ampeln signalisieren starke Abweichungen zwischen Soll und Ist und sind deshalb vor, während und nach dem Ausschuss Gegenstand „angeregter“ Diskussionen. Rote Ampeln als Chance, Nutzen zu stiften? Nach Auffassung des Gastgebers: Eindeutig ja. Denn die Abarbeitung der roten Ampeln durch die Verwaltung werde vom Rechnungsprüfungsausschuss nachgehalten. Dadurch werde die Motivation der Verwaltung, Beanstandungen zu beheben, eindeutig gesteigert!

Andreas Großmann, Leiter des Amts für Revision der Landeshauptstadt Stuttgart, widmete sich sodann der „effektiven Kommunikation mit der Verwaltungsspitze und den Kolleg:innen in der Verwaltung“. Er differenzierte zwischen verschiedenen Kommunikationsarten und Gesprächspartner:innen und gab Empfehlungen für eine gelingende Kommunikation. Hierzu gehöre es, Reputation durch Integrität und Beratungsqualität aufzubauen. Klarheit und Authentizität seien wichtig. Empathie und die Fähigkeit zum Perspektivwechsel seien ebenfalls von Bedeutung. Ebenso Präsenz, eine respektvolle Haltung und das Pflegen von Netzwerken.

Im folgenden Beitrag befasste sich Doris Gausling, Leiterin der Revision des Kreises Borken, mit der „Kommunikation mit Mitarbeitenden des eigenen Teams“. Sie wies darauf hin, dass gute Kommunikation Wohlbefinden, Zufriedenheit, Motivation, Teamgeist, Offenheit für Veränderungen, Produktivität und Qualität fördere. Als Erfolgsfaktoren hierfür benannte sie eine klare Ausrichtung, Wertschätzung, Vertrauen, Kompetenzförderung, Beteiligung der Mitarbeitenden, Reflexion und Verbesserung sowie persönliche Rückmeldungen.

Kerstin Siegel, Referatsleiterin der Rechnungsprüfung des Erzgebirgskreises, ging auf die Kommunikation mit der Landesregierung, den Kommunalen Spitzenverbänden, dem Landesrechnungshof und den Interessenvertretungen der Wirtschaftsprüfer ein. Hierbei beleuchtete sie insbesondere die Situation in Sachsen. Sie wies darauf hin, dass es für die Rechnungsprüfung von besonderer Wichtigkeit sei, die Kommunikation aktiv zu betreiben. Günstig sei es, wenn man hierbei auf Gesprächspartner treffe, die ein Interesse an einer funktionsfähigen Rechnungsprüfung haben.

Am Ende des ersten Gesprächstags ging Sebastian H. Geisler, Leiter des Rechnungsprüfungsamtes der Evangelisch-lutherischen Landeskirche Hannovers, auf „Grundlagen guter Kommunikation in der Rechnungsprüfung“ ein. Kommunikation sei die Schlüsselkompetenz für moderne Rechnungsprüfung. Das Kommunikationsverhalten werde maßgeblich von der Binnenkommunikation im RPA beeinflusst und sei durch die Leitung zu prägen. Kommunikation zu den geprüften Einrichtungen geschehe auf mehreren Ebenen und sei strategisch zu gestalten. Prüfungseinrichtungen würden nur unzureichend traditionelle Möglichkeiten der Kommunikation (Presse, Internet) nutzen. Sie seien unverständlicherweise abgekoppelt von Social Media. Schließlich sei Kommunikation als Schlüsselkompetenz in regelmäßiger Wiederholung im Fortbildungskonzept der Rechnungsprüfenden zu verankern.

Matthias Warnecke, Referatsleiter im LWL-Rechnungsprüfungsamt, widmete sich der „Öffentlichkeitsarbeit im LWL-Rechnungsprüfungsamt“ mit ihren Zielen und Aktivitäten. Er betonte zunächst die Herausforderung, den Nutzen der Arbeit der örtlichen Rechnungsprüfung sichtbar zu machen. Er verwies auf die Maßnahmen, die das LWL-RPA bereits ergriffen habe, wie den Aufbau eines eigenen Internet-Auftritts, das Verfassen von Skripten, Vorträge, Teilnahme an Arbeitskreisen oder an der Ausbildung im LWL. Weiter erläuterte er, wie das LWL-RPA diese Maßnahmen angehe. Ziel sei es letztlich, die Arbeit des LWL-RPA bekannt zu machen und die verschiedenen Aktivitäten zur Kompetenzerweiterung zu nutzen. Zuletzt hinterfragte er, warum sich erst relativ wenige Rechnungsprüfungsämter mit aktiver Öffentlichkeitsarbeit beschäftigen.

Einen Erfahrungsbericht zu „Netzwerken in der Rechnungsprüfung“ gab Thomas Knuth, Teamleiter bei der gpaNRW. Er wies auf die Chancen hin, die sich aus Netzwerken ergeben würden: Impulse geben und erhalten, Erfahrungen austauschen, Trends frühzeitig erkennen, Herausforderungen identifizieren, Lösungsansätze gemeinsam entwickeln und das Image der Prüfung verbessern. Der Aufbau von Netzwerken gelinge durch die Teilnahme an Tagungen, die Mitarbeit in Arbeitskreisen, durch eigene Vorträge und durch eigene Lehrtätigkeit. Seine Tipps: Einfach machen, offen sein, neugierig sein, Kontakte knüpfen, aktiv sein. Abschließend zeigte er die beabsichtigten Wirkungen auf. Es würden vertrauensvolle, belastbare Beziehungen entstehen. Es ergeben sich Synergieeffekte. Prüfung werde effektiver. Die Qualität der Prüfung werde verbessert. Außerdem werde die Stimme der öffentlichen Finanzkontrolle besser wahrgenommen.

Einen spannenden Einblick in die „Erfolgreiche Kommunikation mit der Politik – geht das?“ gab Dietmar Leicht, Leiter des LVR-Fachbereichs Rechnungsprüfung. Zunächst hinterfragte er, ob es sich bei dem Verhältnis zur Politik um ein Kommunikationsproblem handele oder ob vielleicht ein Rollenkonflikt im Vordergrund stehe. Er verdeutlichte, dass die beiden Prüfungsinstanzen (Rechnungsprüfungsausschuss und örtliche Rechnungsprüfung) durch ihre Prüfungsaufgaben miteinander verbunden seien. Deren Tätigkeiten seien aufeinander abzustimmen. Hier komme es dann auf eine effektive Kommunikation an. Ausgehend vom Kommunikationsmodell nach Paul Grice ging Herr Leicht dann auf Ziele der Kommunikation, Kommunikationsstrategien sowie auf Kommunikationskanäle ein. Abschließend schilderte er, wie die Kommunikation mit dem Rechnungsprüfungsausschuss beim LVR konkret abläuft.

Schließlich widmete sich Julia Nega, Prüferin im LWL-Rechnungsprüfungsamt, der Frage: „Kommunikation unter Mitarbeitenden und mit Vorgesetzten – uneffektives Schweigen oder konstruktive Ideen?“ Sie wies darauf hin, dass Mitarbeitende über Expertenwissen verfügen, welches für Führungskräfte und andere Mitarbeitende wichtig sei. Deshalb sei eine wechselseitige Kommunikation unverzichtbar. Sie zeigte die Einflussfaktoren für gelingende Kommunikation auf: nämlich Sympathie und Begegnungsmöglichkeiten.

In der Abschlussrunde hoben die Beteiligten des Wintergesprächs des LWL-Rechnungsprüfungsamtes hervor, dass eine gute Kommunikation ein herausragendes Qualitätsmerkmal eines Rechnungsprüfungsamtes sei. Deshalb seien entsprechende Fortbildungen unverzichtbar. Die Beteiligten waren sich einig, für die Kommunikation im eigenen Amt umsetzbare Anregungen erhalten zu haben.